Het begin van het jaar is het ideale moment om je bureau, thuis of op het werk, te reorganiseren en de belangrijke zaken te archiveren. Vandaar dat elk jaar op de tweede maandag van januari (afgelopen maandag) wereldwijd de ‘Clean Off Your Desk Day’ wordt georganiseerd. We hebben het niet over de grote schoonmaak. Wel over verschillende kleine taken die je helpen de losse eindjes van vorig jaar aan elkaar te knopen en het nieuwe jaar georganiseerd te starten. Want niets is aangenamer dan het nieuwe jaar starten met een schone, opgeruimde en overzichtelijke werkplek. We helpen je op weg om je bureau zo goed mogelijk op te ruimen en te archiveren.


Krijg je vaak te horen dat je bureau een rommeltje is en je werk moet maken van een clean desk? Dan zou je kunnen zeggen dat je er niet kan aan doen, omdat je net zoals Albert Einstein, Steve Jobs en Mark Zuckerberg een creatief genie bent. Zij waren stuk voor stuk slordige genieën en dat uitte zich onder andere in hoe ongeorganiseerd hun bureaus waren. Toch kan je je bureau maar beter opruimen als je productief wilt zijn en efficiënt wilt werken. Ontdek in onderstaand filmpje 5 goede redenen waarom je je bureau moet opruimen.

Ruim je bureau stap voor stap op

Je hebt het misschien ook al eens meegemaakt dat je begint met het opruimen van je bureau of een andere kamer en een paar uur later ligt de hele kamer overhoop. Overal liggen boeken en mappen, stapeltjes documenten en je bent omringd door kantoorgerei. Je ziet het niet vooruit gaan en de moed zakt je in de schoenen. Een oplossing om zo’n situaties te vermijden is stap voor stap te werk gaan.

1. Begin met een plan

De eerste stap is het opstellen van een plan of manier waarop je te werk gaat gaan. Plan een ochtend of namiddag in, zodat je een geschikt moment vindt. Ook is de kans groter dat je je bureau effectief onder handen zal nemen. Een plan werkt motiverend en is overzichtelijk. Vooral wanneer je samen met je collega’s wilt opruimen is een plan zeer belangrijk om efficiënt te werk te gaan.

2. Ruim je bureau op

Een bureau is een verzamelplek van verschillende spullen en papieren die je gebruikt tijdens het werk. Waarschijnlijk heb je een groot deel van die spullen niet altijd of zelfs niet meer nodig. Begin dus met het selecteren van wat weg kan of opgeborgen kan worden: kapotte stylo’s, gebruikte notitieblokjes, vuile koffietassen en noem maar op. Verzamel ook alle kantoorartikelen die je wilt behouden.

Slordig bureau

3. Orden je gegevens

Wanneer je bureau opgeruimd is, heb je al meer overzicht en kan je de kantoorartikelen die je wilt behouden een goede plaats geven. Om te voorkomen dat je bureau snel weer een rommeltje is, is het handig om voor jezelf een systeem te verzinnen om je bureau altijd opgeruimd te houden. Gebruik bijvoorbeeld een bureau-organizer, voor je schrijfgerief een pennenhouder of een leuk bureaubakje. Brieven kan je ordenen in brievenbakjes, bijvoorbeeld een voor de belangrijke brieven en een voor de brieven die je later gaat bekijken. Documenten en papieren die je vaak nodig hebt, orden je het best in een opbergbakje of ladenbakje. Zo blijven deze goed bij elkaar, worden ze minder snel vuil en heb je ze toch altijd bij de hand. En vergeet niet om een vuilbakje te voorzien voor alle rommel die meteen weg kan.

 4. Maak je bureau schoon

Nu je bureau en eventuele andere delen van de ruimte of je kantoor zijn opgeruimd, kan je deze goed schoonmaken. Je zit bijna iedere dag aan je bureau en geef toe je durft er waarschijnlijk ook wel eens iets eten of drinken. Daardoor wordt dit snel een vieze plaats. Vooral je toetsenbord en muis komen met heel wat vuil in contact. Het is belangrijk dat je deze zaken regelmatig schoonmaakt. Maak eerst je bureau schoon, ga daarna aan de slag met de kasten en vergeet de vloer en ramen niet.

 5. Houd je bureau opgeruimd

Is je bureau helemaal opgeruimd en schoongemaakt? Dan kan je het nieuwe jaar in een aangename werkplek en met een fijn gevoel starten. Natuurlijk wil je dat zo lang mogelijk zo houden, daarom zorg je best voor routine. Maak bijvoorbeeld een paar keer per week je toetsenbord en computer schoon, sorteer je papieren direct als ze binnenkomen en leg wekelijks je bureau op orde. Zo houd je niet alleen je bureau en omgeving schoon, maar ook je hoofd. Een bekende uitspraak is:

“Een opgeruimde werkplek is een opgeruimd hoofd!”

Archiveren, hoe ga je aan de slag?

Vroeger toen er minder of zelfs nog geen digitale documenten waren, was het begin van het jaar dé periode van het jaar voor archivering en bureau-inrichting. Dat is nu minder het geval. Maar wanneer je in het begin van het jaar je bureau opruimt, is dit het ideale moment om verschillende documenten een plaats te geven in je (digitaal) archief. Zo vind je in het nieuwe jaar alles snel terug. Het is trouwens in veel gevallen voor diverse documenten verplicht om nog een papieren archief te hebben. Denk maar aan jaarrekeningen, loonadministratie en dergelijke.

Archiveren is ook weggooien

Ondanks dat er minder fysieke documenten zijn dan vroeger is het belangrijk deze nog steeds te archiveren. Start met het verzamelen van alle documenten en papieren die je nog moet archiveren. Kijk op je bureau, in je kasten en ook in je werkkoffer-of tas. Wanneer je alle documenten hebt verzameld, kan je deze gaan sorteren. Zorg voor een papierversnipperaar. Zo kan je vertrouwelijke en belangrijke documenten die je niet langer nodig hebt, onleesbaar maken en veilig weggooien. Heb je nog geen papierversnipperaar? In ons winkelcentrum en op onze webshop kan je verschillende papierversnipperaars kopen!

Probeer steeds zoveel mogelijk weg te gooien, wat je kan weggooien. Controleer of je de papieren versie ook digitaal hebt. Bewaar alleen de laatste versie van bepaalde documenten op papier en bewaar de voorlopige versies online. Stel ook een lijstje op met de documenten die je nog moet behandelen of waar je nog iets moet aan doen, zodat je deze in het nieuwe jaar eerst kan afhandelen of weet wat er nog moet gebeuren.

Benodigdheden om te archiveren

ArchiefdozenOm een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk archief aan te leggen kan je best een aantal essentiële kantoorartikelen in huis halen die voor elk archief kunnen gebruikt worden.

  • Sorteer je documenten in ordners. Dit kunnen ringmappen in allerlei kleuren en formaten zijn. Zo kan je voor verschillende soorten documenten of verschillende projecten een ander kleur gebruiken om meer overzicht te creëren.
     
  • Ordners nemen veel plaats in, daarom kan je ook kiezen voor een snelhechter. Dit kantoorartikel is ideaal voor het bundelen van dossiers om ze daarna in ordners onder te brengen. Het voordeel van snelhechters is dat je gemakkelijk aparte dossiers kan inkijken.

  • Vervolgens kan je de gearchiveerde documenten bewaren in archiefdozen. Ook deze zijn bij ons in verschillende kleuren en soorten beschikbaar. Van kartonnen archiefdozen tot moderne zwarte boxen. We hebben ook een containerdoos waarin je gemakkelijk verschillende archiefdozen kan in bewaren.
     
  • Gebruik zelfklevende etiketten om snel en eenvoudig de inhoud van je archief duidelijk te maken. Zelfklevende etiketten kan je makkelijk aanbrengen op de rug van de archiefdozen.

Het is handig om een tijdelijk archief aan te leggen om snel recente documenten te raadplegen, bijvoorbeeld van het afgelopen jaar. In ons assortiment kantoorartikelen vind je ook artikelen voor tijdelijke archivering:

Fris je interieur op

Wil je niet alleen je bureau opruimen, maar het ook opfrissen? Ook daarvoor vind je in ons winkelcentrum en op onze webshop allerlei leuke spullen en kantoorbenodigdheden. Zo zorgt een whiteboard voor meer creativiteit en kan je er allerlei boodschappen of to-do’s op kwijt. Wil je meer weten over onze kantoorartikel voor het archiveren van je documenten en het inrichten van je bureau? Snuister door ons aanbod op onze webshop of kom langs in ons winkelcentrum. Indien je vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We helpen je graag verder!

Esselte ordners Whiteboard bureau